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【メルマガバックナンバー】WordをPDFに、PDFをWordに、変換できるの?

ビジネス文書を作成するソフトと聞いて出てくる
代表的なものはMicrosoft Wordでしょう。

また、ビジネス文書の配布に使われている
ファイル形式と言えばAdobe Acrobat PDFですね。

どちらも読み書きができないと、
事実上仕事でやり取りができない程
一般的なものとなっています。

しかし、この2つのファイル形式は、
Microsoft社とAdobe社という別の会社が提供するものなので、
それぞれへの変換には何かしらの作業が必要です。

ではどのように作業が必要かと言うと、、、

 

各ソフトの「書き出し」「読み込み」機能を使うことです。

 

WordをPDFに変換

WordをPDFに変換する方法は次の様な方法があります。

  • Wordの「ファイル(もしくはホーム)|名前を付けて保存」、「ファイルの形式」で「PDF(*.pdf)」を指定する方法
  • Wordの「ファイル(もしくはホーム)|エクスポート」、「PDF/XPSドキュメントの作成|PDF/XPSの作成」、「ファイルの形式」で「PDF(*.pdf)」を指定する方法
  • Wordの「ファイル(もしくはホーム)|印刷」、「プリンター」で「Acrobat PDF」を指定する方法
    ※Acrobat Pro/Standardがインストールされていること

名前を付けて保存やエクスポートメニューから変換する場合は、
Wordの機能によって変換が実行されます。

印刷機能によって変換する場合は、
Acrobatの機能によって変換されます。

どちらもPDFが作成される点と見た目は一緒ですが、
Wordで変換したものは文書構造などが壊れずに残るため、
元の文書がなくなってしまっても再編集しやすいメリットがあります。
 

PDFへ変換する機能はOffice 2010以降に標準で搭載されています。

Office 2007をお使いの方は、下記のアドインのインストールが必要です。

2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン

Office 2003以前をお使いの方には、
Microsoftの正式なサポートはありません。

フリーソフト・有償のソフトなどを導入いただく必要があります。
 

PDFをWordに変換

PDFをWordに変換する場合は少し事情が変わります。

PDFが保持できる情報には「文字情報」と「画像情報」があるためです。

文字情報はそのまま文字として利用できるのですが、
画像情報には文字情報が含まれていないため、

画像に書かれた文字を認識させる
OCR(光学文字認識:Optical Character Recognition)機能が
別に必要となるからです。

このOCR機能を使って、
画像情報から編集可能な文字情報に変換しながら
Word文書を作らなければならないのですね。

とは言っても、変換作業自体は次のいずれかの方法で行えます。

  • Wordの「ファイル(もしくはホーム)|開く」、PDF文書を指定する方法
  • Acrobatの「ファイル|名前を付けて保存|Microsoft Word」を指定する方法
  • Acrobatの「ツール」パネル「PDFを書き出し」で、「変換先」を「Microsoft Word」に、「日本語でテキストを認識」に設定して「変換」で実行する方法
    ※Acrobat Pro/Standardがインストールされていること

 
Wordで変換する場合はMicrosoft社のOCR機能で行い、
Acrobatで変換する場合はAdobe社のOCR機能で行いますので、
変換結果に日本語認識の精度の差が生じます。

どちらの方法もレイアウトが複雑になるほど
表組みが崩れる、画像がズレる、などの変換ミスが多くなります。

無料のAcrobat(Adobe) Readerしかお持ちでない方は、
Acrobat社が提供する月払いのサービスを利用することで
オンラインで変換することも可能です。

https://www.acrobat.com/ja_jp/landing/exportpdf-pricing-b.html

 

まとめ

本日のポイントをまとめます。

  • WordからPDFへの変換は簡単
  • PDFからWordへの変換はきれいにやりづらく、無料で行うには限界がある

このことから、
ビジネス文書をWordで作るなら配布するときだけPDFへの変換を行い、
元のWord文書は必ず残しておくのが良いと言うことですね。

OfficeやAdobe社の製品の購入には選択方法が多く、
買い方によって金額も変わります。

法人での一括導入などを検討される方は、
弊社の相談サービスをご利用ください。
 

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