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【メルマガバックナンバー】俺の(会社の)情報の整理整頓・共有術

クライアントさんなどに聞かれて答えてよく感心されるのが、
弊社で行っている情報の整理整頓と共有の方法です。

私の考え方の基本に、

  • 議事録は打ち合わせの中で作る
  • 共有はできる限り速やかに

と言うのがあります。
 

と言うか、私は後回しにするとやらなくなるダメ子ちゃんなので、
ダメにならないためのルールを作って守るようにして、
ついでに社内にも適用している感じです。
 

イエローテンパランス戦の承太郎メモのように、
領収書を出せるぐらいきちんと記録が取れれば
問題ないのですけどね。
 

では 整理整頓共有方法
どのようにしているかというと、、、

 

整理整頓情報共有 には
それぞれに適したツールを使っています。
 

要は餅は餅屋的な考え方をしてもらいたいんですよ。

何でもできるスーパーツールがあったとしても、
使いこなせない人の割合が圧倒的に多くなるのが世の常です。
 

アプリケーションで言えば、
Microsoft Office(WordやExcelですね)なんて
最たるものではないでしょうか?
 

欲しい新機能のアンケートを採ったら、
リクエストされた機能の90%が既に搭載されていた、
とか笑えない実話です。
 

そんな思想もあり、

  • 「整理整頓」に使うツール
  • 「情報共有」に使うツール

は分けるようになりました。

 

整理と整頓

「整理」 は取捨選択ですね。
要らないものを捨てる という行為です。
流行?の断捨離ってやつです。

「整頓」 は重要度などを基準に整えることです。
だから 整理前に整頓する というのはあり得ません。

これも社内ではルールを決めて行っていますがここは割愛。
 

私(弊社)で重要なのはそのツールで、マインドマップ を使っています。

マインドマップとは、
トニー・ブザン(Tony Buzan)が提唱した思考・発想法の一つで、
表現したい概念の中心となるキーワードやイメージを中央に置き、
そこから放射状にキーワードやイメージを広げて
頭の中で起こっていることを目に見えるようにする思考ツールです。

↓マインドマップの例
http://goo.gl/N5l070

 
弊社で利用しているマインドマップ作成のツールは
MindMeisterというオンラインサービスです。

↓MindMeister
http://goo.gl/2xLcLT
 

  • ブラウザー(Internet ExplorerやGoogle Chrome、Firefoxなど)があれば使える
  • iOSやAndroid用のアプリがある
  • 作ったマインドマップを共有できる

などがポイント高いです。
 

このツールの良いところは無料で使い始められ、
必要に応じて有料のオプションを足せることでしょうか。

弊社では有料プランで使っています。
 

打ち合わせなどで使う際、
ゴールを中心に書いたら、あとは出せるアイディアを発散して書いていき、
その後整理して整頓という流れで利用しています。
 

整理する際には削除をあまり使わず、
今やることではないとしたものを別の枝にして、
アイディア自体がなくならないようにします。

 

共有

MindMeister単体でも共有することができるのですが、
弊社では共有するときは
清書の意味も含めてOneNoteにまとめています。

OneNoteとは、
マイクロソフトが無料で提供している
カテゴリ管理型のデジタルノートアプリケーションで、
ノート内にテキストや写真などのメディアファイル等を挿入したり
手書きができます。

↓Microsoft OneNote
http://goo.gl/vMPrK6

データの保存先は同社のOneDrive以外にもローカルにも保存できますが、
いずれにせよMicrosoftアカウントが必要です。

同種のアプリケーションでよく比較されるのがEvernoteなので、
イメージが湧く方も多いでしょう。
 

OneNoteを共有に使うのは、
なんと言っても カテゴリ管理型 でかつ
全てのデータに対して 串刺し検索ができる ことです。
 

とりあえずデータをOneNoteに入れておけば、
検索だけでどうにかなるのが良いですね。

Windows/Mac両対応なのはもちろん、
iPhone/iPadやAndroidやWindows Phoneにもアプリがあり、
とても多くの環境で使えるところがポイントが高いです。
 

有料版となるOffice 365のアカウントで利用すれば
SharePointサーバー上にデータを置くことができます。

企業で利用する場合はアカウントに対する権限設定が簡素化されるので、
ビジネスユーザーにとっては大きなメリットになります。

 

どんなシチュエーションで良いの?

使っていて便利だなぁと思う&クライアントに感心される
シチュエーションは大きく次の2つです。
 

社内ミーティングで

リアルタイムで同時に開いたユーザーの環境に編集状態が同期されるので、
プロジェクターで全員が同じ画面を見る必要がないこと。

ちょっとコーヒー屋さんでミーティングしようよって時でも、
大げさにならずにできます。
 

複数の会社が混ざる客先のメモ取りで

打ち合わせの場にいないメンバーにも状況を掴んでもらえること。

プロジェクトが大きくなると意思決定者の数も増え、
スケジュール調整だけでも大変です。

ですが、最低限ミーティングができるメンバーさえ集まれれば、
他のメンバーには共有だけしておくことで
リアルタイムでも時間のズレがあっても、
情報をきちんと伝え、検索することができます。

 

まとめ

ネットでの情報共有は
まだまだメールにファイルを添付する方・会社が多いですが、

それって管理すべきファイルが多くなるので
逆に 時間の無駄じゃない? って思います。
 

インターネットに繋がるのが当然になってきた今、
時代にあった情報共有をした方が皆幸せになれますよね。
 

社内の人数に合わせた情報共有の方法についてのご相談も承りますので、
ITの専門家に聞いて解決できるITコンシェルジュサービスをご利用ください。

ITコンサルティング サービス
http://www.dreamhive.co.jp/business/consulting
 

ITに関する疑問であれば、とりあえず質問してみてくださいね。
※Excel や Word などのソフトの疑問などでも大丈夫ですよ!
 

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