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【メルマガバックナンバー】Excel”だけ”使うのは時間の無駄無駄無駄

Microsoft Office、と言うよりも
Word/Excel/PowerPoint と言った方が通りが良いでしょうか?

会社に勤めていれば使えて当然ぐらいなことを言われるソフトですが、
実際のところ使いこなしていると自信持って言える人なんて
少ないのではないでしょうか?

とりあえず何でも Excel で作る!って方も多いですし、
それがアタリマエの会社も多いのが現状です。

ただ、ビジネス文書すべてを Excel で作るのはやっぱり止めましょう。

作る文書に合わせてアプリも選んだ方が
スマートかつあなたの無駄な時間が減らせて早く帰れます から。

じゃぁその使い分けをどうするのかというと、、、

それは、、、

○○○ソフトの「○○○」と「作りたい文書」を合わせる だけです! 

ソフトの種類

「○○○」ソフトというのは、次の通り。

Word
「文書作成」 ソフト
文書を作成するソフトであり、一般的な社内文書、契約書、議事録などを書くのに適しています。
写真・表・図形などをレイアウトするなど何でも作れますが、機能単位では他のソフトの方が上です。
Excel
「表計算」 ソフト
集計が必要なデータ分析と表の作成・装飾が得意で、請求書やアンケートの集計などに適しています。
「表」作成に特化していますので、長い文章を含む文書などの作成には不向きです。
PowerPoint
「プレゼンテーション」 ソフト
パソコンでプレゼンするために特化したソフトです。
スライドと言う単位でページを管理し、アニメーションや動画・音声コンテンツを含むことができるなど、魅せるための機能が搭載されています。
 

「○○○」と「作りたい文書」を合わせれば、
ソフトの苦手な部分で 苦労せず に、時間をかけず に、
目的の文書が作れる というメリットがあります。
 

例えば Excel で25ページの文書作れって言われたら、

  • ページ設定とかいろいろあるし
  • もし修正が入ったらまたがった行の処理に追われるし
  • 表示されている内容と印刷したときの結果がズレるのでその微調整に追われるし

大変なことこの上ないです。
 

ソフトを選ぶ順番を考えて!

使い分けのポイントですが、ソフトを選ぶ順番というのがあります。

オススメは
Excel → PowerPoint → Word の順番で
作れないかを検討することです。

Word が最後なのは、Word なら何でも作れるからです。

表のデータ集計がメインなのにとりあえず Word で作るとかやると
そりゃ時間ばかりかかりますからね。

そもそも表を作るのが必要な時って、データの分析とかが大事ですよね?

だからそこをまずはその大事なことから行う。

その後、プレゼンに使うなら PowerPoint に貼り付ければ良いし、
報告用の文書にするなら Word に貼り付ければ良いのです。

Windows版のOfficeならOLE貼り付けという、
元のExcelデータをいじれば貼り付け先の文書に反映されるという
めっちゃ便利(けど少し重い)な機能もありますから。
 

PowerPointは入ってないことも

ちなみに、Office入りのパソコンを買っても
PowerPointが入っていないこと、あります。

Windows パソコンを買うと付いてくるOffice はざっくり2種類あって、
PowerPoint の有無が違いの1つだからです。

ご注意を。

 

まとめ

Officeみたいに使う頻度の高いソフトであれば、
一回は一通りの勉強(と言っても2時間とかで十分)をしましょう。

一度知れば、いくらでも使い回せる便利なことこの上ないものです。

で、新バージョンが出たら(せいぜい3年に1回です)、
新しい差の部分で何ができるかだけ知っておけばよいのです。

わからなければ検索すればおっけー。
 

その検索する時間を無駄だと思うなら、
弊社のITコンサルタントに聞くのが早くて確実です。

ITコンサルティング サービス
http://www.dreamhive.co.jp/business/consulting

 
なにかITに関する疑問であれば、とりあえずお気軽に問い合わせてみてくださいね。
※Excel や Word などのソフトの疑問などでも大丈夫ですよ!
 

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